Petit abécédaire de la digitalisation RH

A : Automatisation

L’automatisation est une étape clé dans un processus de digitalisation RH. Elle permet aux managers RH de se délester d’un certain nombre de tâches administratives, répétitives et chronophages. Elles gagnent ainsi en productivité et se consacrent à leur cœur de métier.

Grâce à l’automatisation, les services RH dédient davantage de temps à la gestion des talents à proprement parler. Les gestionnaires RH peuvent donc se concentrer sur des questions stratégiques à plus forte valeur ajoutée, comme la question de l’engagement des collaborateurs, par exemple.

C : Cloud / Infonuagique

La digitalisation RH ne peut se faire qu’avec des outils appropriés. Le choix d’un SIRH doit se faire sur un certain nombre de critères, mais l’un d’entre eux a une importance particulière : pouvoir disposer de son logiciel RH depuis n’importe quel endroit et à tout moment. Les nouveaux modes de travail font une large place à la flexibilité. Il est donc indispensable de pouvoir disposer en permanence de son SIRH. C’est le cas avec les logiciels disponibles en mode cloud. On parle également de SaaS ou de version infonuagique.

De plus, les entreprises qui optent pour ce genre de solutions sont ravies de pouvoir déléguer la gestion technique de leur SIRH à l’éditeur du logiciel (opérations de maintenance, mises à jour, etc.).

D : Dialogue social

La digitalisation du dialogue social est source de nombreux bénéfices pour les entreprises :

réduction des tensions internes,
meilleure communication au sein de l’entreprise,
augmentation du niveau d’engagement des employés,
etc.

Pour autant, cette digitalisation des relations sociales est loin d’être systématique. L’automatisation de certaines tâches chronophages (suivi des activités du CSE, automatisation des convocations, reporting, mise à jour de la BDESE, etc.) pourrait pourtant faciliter la vie des responsables des relations sociales et améliorer les relations employeur/employés.

D : Données

Les données RH sont par définition des données personnelles. Pour les entreprises, la sécurisation des données stockées est donc indissociable de la démarche de digitalisation RH.

D’un point de vue technique, l’entreprise doit veiller à ce que son SIRH compte plusieurs niveaux de chiffrement, que l’hébergeur possède des certifications de sécurité et que l’éditeur du logiciel RH ait mis en place une politique de sécurité des données très élevée.

Les différents utilisateurs du SIRH doivent également être sensibilisés à cette question de la sécurité des données RH. Objectif : éviter le vol ou la fuite d’informations RH, qui pourraient avoir des conséquences (notamment juridiques) pour l’entreprise.

F : Formation

La formation est une fonction RH à la croisée des besoins d’une entreprise et des souhaits des salariés et managers. La gestion de la formation gagne donc, elle aussi, à être digitalisée. Voici quelques bénéfices de la digitalisation de la gestion de la formation :

Centraliser les différentes demandes de formation des salariés au sein d’un outil unique.
Identifier les besoins de formation émis par les salariés et managers.
Récupérer les demandes de formation formulées à l’occasion des entretiens annuels ou professionnels.
Créer et partager un catalogue de formations fréquentes et/ou stratégiques, consultable par les salariés.

À la clé : pouvoir disposer d’une vision globale et complète des différents besoins de formation, afin d’élaborer un plan de développement des compétences adapté et efficace.

M : Marque employeur

Salariés comme candidats sont attentifs à tout ce qui fait la vie d’une entreprise, et en particulier à la qualité, la fluidité et la rapidité de ses processus RH. Pouvoir disposer d’une fiche de paie dématérialisée, déposer et suivre ses demandes de congés à distance et à tout moment… : tous ces éléments sont désormais considérés comme des standards.

La digitalisation des ressources humaines tient donc désormais une place de choix dans le développement d’une marque employeur attractive.

O : Obligations réglementaires

En France la gestion des ressources humaines est encadrée par un Code du travail que les organisations sont tenues de respecter. Ces obligations réglementaires concernent les différents domaines RH : santé et sécurité au travail, recrutement, formation, etc.

En automatisant leurs différents processus RH, les organisations peuvent justement s’assurer qu’elles respectent bien les différentes obligations réglementaires : envoi d’alertes, centralisation de données, création de rapports...

Le traitement et le stockage de données RH sont eux-mêmes soumis à différentes obligations réglementaires, notamment au Règlement général sur la protection des données (RGPD), en vigueur en Europe depuis 2018.

O : Onboarding et offboarding

L’arrivée et le départ de salariés sont des étapes chronophages, voire fastidieuses d’un point de vue administratif. La digitalisation RH peut réellement faciliter l’intégration et le départ de collaborateurs, grâce à la mise en place de scénarios spécifiques permettant de penser à chaque étape et de partager la documentation utile. La gestion de l’onboarding est centrale, car elle donne le point de départ de l’expérience collaborateur.

Ceci dit, la technologie n’est qu’un outil. Rien ne remplace une poignée de main ou un sourire chaleureux pour accueillir un nouveau collaborateur ou souhaiter à un collègue sur le départ plein de réussite dans son nouveau poste.

P : People analytics

Les services RH traitent au quotidien de grandes quantités de données, mais la plupart de ces données ne sont pas (encore) utilisées comme outils d’aide à la décision dans le cadred’une vraie stratégie RH. C’est là tout l’enjeu d’une méthode d’analyse RH de données, de type « People analytics ».

Rassemblées au sein d’un même outil, les données RH sont plus faciles à analyser, croiser et interpréter pour améliorer la prise de décision au sein d’une entreprise. De plus, en adoptant ce genre d’approche, la fonction RH peut davantage affirmer sa dimension stratégique.

P : Processus

Les différents processus RH sont concernés par la digitalisation : recrutement, paie, carrière, développement des compétences, etc. Quelles sont les étapes à suivre pour digitaliser ces différents processus RH ? On en distingue 3 :

Définir les éléments qui composent chaque processus.
Mettre en place les processus de manière digitalisée.
Piloter les processus pour améliorer leur efficacité.

La digitalisation des processus RH permet aux équipes RH d’être plus efficaces, et aux salariés de bénéficier d’un suivi plus rapide.

Q : QVT

En automatisant un certain nombre de tâches et en réduisant les délais de traitement des demandes, la numérisation RH améliore la qualité de vie au travail. Les gestionnaires disposent de davantage de temps pour créer et maintenir le contact avec les employés.

De leur côté, les collaborateurs ont accès plus facilement aux informations qui les concernent, depuis n’importe quel lieu et dès qu’ils en ont besoin. Tous ces éléments favorisent le bien-être et l’épanouissement au travail.

R : Recrutement

Le recrutement est un très bon exemple de digitalisation et d’optimisation des processus RH.

Réussir un processus de recrutement est aujourd’hui une question centrale pour nombre d’entreprises confrontées à la pénurie de main-d’œuvre. Gérer les recrutements avec davantage d’efficacité est une priorité, depuis les demandes de recrutement effectuées par les managers jusqu’à la diffusion des offres d’emploi, en passant par la sélection des meilleurs profils et la gestion automatisée des différentes candidatures (gain de temps et d’efficacité).

S : Santé et sécurité au travail

La gestion de la santé et de la sécurité au travail est à la croisée de nombreux enjeux (humains, économiques, juridiques, sociaux, financiers) et fait appel à plusieurs acteurs au sein de l’entreprise. L’évaluation des risques existants et la mise en place de mesures de prévention adaptées peuvent s’avérer complexes et nécessitent un suivi précis.

La digitalisation permet justement d’affiner ce suivi et de gérer la complexité inhérente au suivi de la santé et de la sécurité au travail. À la clé : améliorer la protection des collaborateurs.

T : Talents

Recrutement, entretiens, formation et développement des compétences : mettre en place une gestion des talents efficace nécessite d’articuler efficacement ces différentes missions RH. Recruter les meilleurs talents ne suffit plus. Il faut savoir les retenir en les fidélisant et en leur offrant la possibilité de développer de nouvelles compétences.

Digitaliser la gestion des talents présente un double enjeu : d’un côté, favoriser l’épanouissement de l’ensemble des salariés ; de l’autre, permettre aux entreprises d’affronter les différents défis, crises et transformations qui se posent sur son chemin, grâce à son capital humain.

T : Temps de travail

La gestion des temps de travail est probablement l’une des missions RH qui ont le plus à gagner à être digitalisées : congés, RTT, heures supplémentaires, annualisation du temps de travail, notes de frais, etc. Il n’y a aucune plus-value à faire réaliser ces différents suivis par un gestionnaire RH. Les SIRH sont probablement bien plus efficaces dans cette mission. En revanche, gestionnaires et managers peuvent reprendre la main quand il s’agit d’instaurer davantage de flexibilité et de souplesse, ou encore de s’assurer de l’adéquation entre les besoins et les ressources.

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