Implémentation d’un logiciel SIRH : les étapes clés

Implémentation d’un logiciel SIRH : les étapes clés

Voici les grandes phases d’un projet d’implémentation, les facteurs clés de réussite et les points de vigilance.

Quels sont les principaux critères de choix d’un logiciel RH ?

Un projet d’implémentation de logiciel de gestion RH répond à un besoin de digitalisation et d’optimisation des processus en matière de ressources humaines.

Il existe plusieurs critères importants dans le choix d’un SIRH :

La capacité du logiciel de gestion des ressources humaines à s’intégrer dans le paysage applicatif de l’entreprise. Les clients ont déjà des solutions pour la comptabilité, les finances, la business intelligence, la signature électronique, etc. SIGMA-RH peut par exemple mettre en place des APIs ou un protocole d’échange permettant de s’interfacer avec tous les outils déjà en place.

La nature des fonctionnalités et l’ergonomie de la solution RH, qui doivent être en adéquation avec les besoins de l’entreprise et des utilisateurs cibles (gestionnaires RH, salariés). L’accès depuis un terminal mobile serait par exemple un prérequis pour des utilisateurs finaux itinérants.

La capacité de l’outil à piloter l’activité RH et à fournir des reportings : exploiter les données du système pour en extraire des indicateurs décisionnels permettant de mieux organiser l’activité, par exemple.

Quels sont les éléments à prendre en compte en amont du projet SIRH pour préparer l’implémentation ?

Il y a trois éléments essentiels à prendre en compte : les besoins, les objectifs et le contexte du client.

La présence d’un cahier des charges, expression des besoins du client, nous permet de savoir ce qui est attendu. Il est important de clarifier les objectifs de l’entreprise dans le cadre du projet : pourquoi le client se lance-t-il dans ce projet, quels sont les enjeux pour lui ? Nous avons besoin de les connaître dès la phase commerciale pour adapter notre prestation en fonction du contexte du client et faire des préconisations de mise en œuvre. Nous devons aussi connaître l'environnement applicatif du client pour évaluer les besoins en interfaçage.

De son côté, l’entreprise doit choisir le moment propice au changement en fonction de son contexte. Il s’agit de s’assurer qu’elle dispose en interne d’un chef de projet et de personnes-ressources pour faire avancer et défendre le projet.

Quelles sont les différentes phases et étapes clés de tout projet d’implémentation ?

Lancement

Le lancement rassemble toutes les parties prenantes du projet. Objectif : fixer le cadre et les objectifs du projet en mode “macro”. La direction de l’entreprise doit être associée au lancement.

L’intégrateur présente ses engagements en termes de planning et de périmètre. Le lancement est une sorte de “top départ” où l’on s’assure que tout le monde est aligné et va dans la même direction. C’est également l’occasion de planifier les premiers ateliers et de prévenir les personnes qui vont être sollicitées durant le projet.

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Conception

La conception est la phase pendant laquelle nous décortiquons le cahier des charges et accompagnons le client dans la formalisation précise et détaillée de son besoin. On peut être amenés à clarifier des éléments en lien avec le contexte métier de l’entreprise, par exemple. Tout est retranscrit dans un document de conception détaillé qui fixe le cadre de notre intervention. 

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Paramétrage

Lors du paramétrage, il s’agit de configurer et personnaliser la solution SIRH par rapport aux règles communiquées et détaillées par le client en phase de conception.

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Tests

Durant la phase de tests, le client doit valider que le besoin exprimé a été conformément paramétré dans le logiciel de ressources humaines.

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Déploiement

Dernière étape, la phase de déploiement consiste à ouvrir l’outil SIRH aux utilisateurs finaux et à les accompagner.

La formation des utilisateurs intervient de manière transversale durant le projet, lors de la conception, des tests et aussi du déploiement, avec la formation des administrateurs et des utilisateurs finaux.

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Quels sont les points qui demandent une vigilance particulière et les erreurs à éviter ?

Les phases de conception et de tests font l’objet d’une vigilance particulière, pour que les règles définies soient bien implémentées.

Il ne faut pas sous-estimer les chantiers technico-techniques, notamment les interfaces avec les autres systèmes ou les reprises de données depuis l’ancien système.

Le manque d’implication durant les phases de conception et de tests peut également être préjudiciable à la suite du projet. Le client doit se projeter dans l’outil dès la phase de conception.

Quels sont les facteurs de réussite d’une implémentation ?

Nous devons réussir à embarquer toutes les parties prenantes du projet dans une aventure humaine de plusieurs semaines : le chef de projet, les collaborateurs bêta-testeurs, sans oublier la direction qui peut être amenée à intervenir. La disponibilité des équipes est également une clé de succès. Les personnes mobilisées sur le projet doivent bien avoir en tête le temps que le projet va demander par rapport à leur quotidien de travail déjà bien chargé.

Il faut enfin mettre en place une gouvernance qui soit capable d’arbitrer rapidement et efficacement, aussi bien côté client que côté intégrateur.

Quelles sont les problématiques rencontrées autour d’un projet d’implémentation ?

Tout projet amène avec lui une dimension “conduite du changement”. Cette dimension doit être initiée en amont de l'implémentation.

Il y a une gestion des risques à mettre en place durant toute la durée du projet : pour garder sous contrôle les indicateurs de délai, de coût ou encore de qualité (en cas de difficultés portant sur la formalisation du besoin, par exemple).

Et après l’implémentation ?

On entre dans la phase “post-projet”. L’équipe projet reste mobilisée au cas où il y aurait des problématiques à traiter. Les clients peuvent également nous contacter pour procéder à l’implémentation de modules complémentaires au périmètre initial.

Pour en discuter, contactez nos experts.