Offboarding : Le guide d'un processus de départ réussi

Comprendre l'offboarding

L'offboarding désigne l'ensemble des procédures et pratiques mises en œuvre par une entreprise lors du départ d'un employé. Ce terme, qui peut être traduit par "processus de départ", va au-delà de la simple remise des outils de travail (cartes d'accès, matériels informatiques, etc.). Il s'agit en fait d'une série d'étapes administratives et humaines, visant à permettre à l'employé de quitter l'entreprise de manière professionnelle et organisée.

L'offboarding survient à la fin du cycle de vie du salarié dans l'entreprise, après l'onboarding (intégration) et le développement interne. Il peut concerner différents cas de figure : démission, licenciement, départ à la retraite ou toute autre forme de cessation d'emploi.

Il est essentiel de noter que le processus de départ ne doit pas être négligé car il contribue à la marque employeur de l'entreprise et peut ainsi influencer la perception des candidats potentiels. Un offboarding bien géré témoigne du respect de l'entreprise pour ses employés, quels que soient les circonstances de leur départ.

Pourquoi l'offboarding est-il si important?

Rarement évoqué et bien moins connu que l’accueil des collaborateurs, le processus de départ fait pourtant lui aussi pleinement partie d’une marque employeur réfléchie. Qu’il soit volontaire ou subi, le départ d’un salarié constitue un moment fort, autant pour l'employé que pour l’entreprise.

Le processus d’offboarding contient différentes étapes :

• Informer les autres collaborateurs du départ du salarié
• Gérer les différentes démarches administratives relatives au départ d’un salarié (principalement gérées par les services RH et IT)
• Prévoir un entretien de départ avec le gestionnaire et/ou le service RH
• Organiser un événement de départ pour remercier le salarié

La fin de contrat ne marque généralement pas une rupture définitive du lien entre le salarié et son ancien employeur. Un employé qui quitte l’entreprise reste néanmoins un ambassadeur, qui continuera à évoquer son passage dans l’entreprise auprès de son réseau. L’expérience qu’il aura vécue peut donc rejaillir auprès de potentiels clients ou futurs talents. Autant soigner son départ!

Le rôle du service RH dans l'offboarding

Le service RH a un rôle central dans l'offboarding. Ce service est notamment responsable de gérer la transition dans les meilleures conditions : transfert des tâches, désactivation des accès, récupération du matériel, etc. Il doit également veiller à la protection des informations confidentielles lors du départ d'un employé. De plus, le service RH est responsable de l'aspect administratif du départ (rupture de contrat, lettres de démission, etc.). Enfin, le service RH joue un rôle essentiel dans la communication interne et externe autour du départ, afin de maintenir une bonne image de l'entreprise.

L'importance d'un processus de départ bien organisé

Un processus d'offboarding bien organisé offre une multitude de bénéfices pour l'entreprise et l'employé qui part:

• Permet une transition en douceur des responsabilités
• Aide à conserver les relations professionnelles
• Permet une transmission efficace du savoir.

De plus, c'est une occasion d'obtenir des retours précieux de l'employé sur son expérience au sein de l'entreprise. Par ailleurs, un offboarding mal géré peut nuire à la réputation de l'entreprise et freiner son attractivité pour de futurs talents. Il est donc crucial de mettre en place des procédures claires et transparentes pour gérer les départs de manière respectueuse et efficace.

Les différentes étapes de l'offboarding

« Chaque départ d’un collaborateur nécessite toute une série d’actions, avec différents acteurs intervenant dans le processus de départ. Le module Core RH permet d’organiser tout cela sous forme de check-list. Toutes les personnes concernées sont prévenues des tâches à effectuer », explique d’Alexandre Liard, directeur infrastructure et sécurité chez SIGMA-RH. Et c’est là la grande force de la digitalisation des RH : mécaniser les processus pour mieux les suivre et les partager.

Préparation du départ du salarié

• Élaborer une feuille de route : Celle-ci doit lister les démarches à suivre, les personnes à informer et les délais à respecter.
• Planifier un rétroplanning : Il s'agit de définir les dates pour chaque action à réaliser.
• Prévoir la transmission des connaissances : L'employé sur le départ doit passer le relais à son successeur ou à un autre membre de l'équipe afin de garantir la continuité de l'activité.
• Organiser le recueil du matériel d'entreprise : Il faut récupérer les outils de travail (ordinateur, téléphone, carte d'accès...) et désactiver l'accès aux outils informatiques.

Communication interne sur le départ

La communication interne sur le départ d'un employé est une étape délicate qui nécessite une préparation minutieuse. L'objectif est d'informer les équipes de manière claire et transparente, tout en respectant les sentiments de l'employé qui part.

Il est recommandé d'annoncer le départ assez rapidement afin d'éviter que la nouvelle ne se répande par d'autres canaux, pouvant créer des rumeurs et de l'incertitude.

La communication doit être faite de vive voix, en personne si possible, pour permettre aux équipes de poser des questions et d'exprimer leurs sentiments.

Il est également utile de préparer à l'avance ce que vous souhaitez dire pour éviter les malentendus et les erreurs de communication.

Gestion administrative du départ

La gestion administrative du départ est une étape cruciale qui doit être réalisée avec minutie pour éviter tout litige ultérieur. Elle comprend plusieurs actions :

• La réalisation d'un solde de tout compte qui récapitule les sommes dues à l'employé lors de son départ (salaire, primes, indemnités, congés payés non pris...).
• La clôture des contrats (assurances, abonnements...).
• La restitution du matériel (ordinateur, téléphone, véhicule...).
• La régularisation des accès (codes, mots de passe, clés...).

Il est recommandé d'élaborer une check-liste administrative pour s'assurer de ne rien oublier. Cela permet également de standardiser le processus de départ, quelle que soit la raison du départ (démission, licenciement, retraite...).

Entretien de départ : un moment clé

L'entretien de départ est une étape cruciale du processus d'offboarding. C'est une occasion unique d'obtenir des retours d'expérience de la part de l'employé qui s'en va. Il s'agit d'une rencontre formelle, souvent dirigée par un membre du service des ressources humaines ou un chef d'équipe, et qui doit se dérouler dans un environnement sûr et respectueux.

L'objectif de cet entretien est de comprendre les raisons qui ont motivé le départ de l'employé. Les informations recueillies lors de cet entretien peuvent s'avérer précieuses pour l'entreprise : elles permettent d'identifier d'éventuels problèmes internes et d'évaluer les pistes d'amélioration pour retenir les talents et améliorer l'expérience des employés actuels et futurs.

Pour mener un entretien de départ efficace, il convient de préparer des questions pertinentes, qui couvrent différentes thématiques, comme l'expérience de l'employé au sein de l'entreprise, les raisons de son départ, ou encore ses suggestions pour améliorer l'entreprise. Il est crucial de créer un climat de confiance, qui incite l'employé à s'exprimer avec franchise.

La sécurité informatique dans le processus de départ

La sécurité informatique lors du départ d'un employé est un aspect crucial pour toute entreprise. Lorsqu'un employé quitte, il emporte non seulement son expérience, mais potentiellement aussi un accès aux données sensibles de l'entreprise. La gestion adéquate de ces accès est essentielle pour prévenir les risques de fuite d'informations ou d'atteintes aux systèmes d'information.

Le processus de départ doit inclure la révocation systématique des accès aux systèmes informatiques et la récupération du matériel d'entreprise.

Cela inclut :

• La désactivation des comptes courriels.
• L'accès aux réseaux internes
• Tout dispositif mobile ou stockage externe lié à l'entreprise.

« Il y a dans le processus d’offboarding un gros enjeu autour de la protection des données, notamment des données personnelles, confidentielles et stratégiques. Il est essentiel d’inventorier quels salariés ont accès à quels outils, en fonction de leur rôle dans l’entreprise, de manière à bien désactiver l’ensemble des accès lors du départ d’un salarié. C’est une manière de protéger les données de l’entreprise et d’éviter les usages malveillants dans le cas d’un départ qui se passe mal, par exemple », explique Alexandre Liard.

L'utilisation de solutions automatisées comme les plateformes de gestion de SaaS peut simplifier le processus de déprovisionnement, assurant ainsi une transition sécurisée et sans perte de données. Ces pratiques sont indispensables pour maintenir l'intégrité des informations de l'entreprise et préserver sa réputation en matière de sécurité des données.

Offboarding et cas spécifiques : retraite, licenciement, départ volontaire

Gérer le départ à la retraite d'un collaborateur

Gérer le départ à la retraite d'un collaborateur nécessite une approche spécifique. La première étape est l'anticipation. Discutez avec votre employé en amont, de son départ à la retraite. Ensuite, voyez aux différentes étapes.

• Transfert de compétences : Les salariés seniors sont souvent dépositaires d'un savoir-faire unique. Il est donc crucial d'organiser le transfert de ces compétences vers des collaborateurs plus jeunes. Cela peut se faire par le biais de formations, de mentorat ou de documentation.
• Gestion administrative : Les démarches administratives liées à la retraite sont nombreuses et complexes. Il faut s'assurer par exemple de la continuation ou de l'arrêt de l'assurance du collaborateur.
• Communication : L'annonce du départ en retraite d'un salarié doit être faite avec tact et respect. Il est aussi important de préparer quelque chose pour célébrer la carrière de l’employé et lui permettre de partir sur une note positive.
• Transition : L'arrivée d'un nouveau collaborateur pour remplacer le futur retraité doit être anticipée et bien préparée. L'idéal est de prévoir une période de passation entre les deux.

En somme, gérer le départ à la retraite d'un collaborateur nécessite une bonne préparation et un suivi attentif des différentes étapes.

Offboarding en cas de licenciement : comment faire ?

L'offboarding en cas de licenciement requiert la plus grande délicatesse. En premier lieu, il est recommandé d'expliquer clairement les raisons du licenciement à l'employé concerné. Cette explication doit se faire en privé pour respecter la confidentialité. Une communication interne adéquate est également importante pour prévenir les rumeurs et assurer la cohésion de l'équipe. Ensuite, la transition des tâches de l'employé licencié vers d'autres membres de l'équipe ou une nouvelle recrue est essentielle pour assurer la continuité du travail. Il est également important de récupérer tout le matériel d'entreprise et de désactiver l'accès de l'employé aux outils et systèmes de l'entreprise pour éviter toute violation des données. Enfin, un entretien de départ peut être utile pour recueillir les points de vue de l'employé et améliorer le processus de départ.

Gérer le processus de départ en cas de démission

En France, la démission implique le respect d'un préavis, dont la durée dépend de la convention collective ou du contrat de travail. L'employeur est obligé de payer toutes les sommes dues, y compris :

• Le salaire
• Les heures supplémentaires
• Les indemnités de congés payés.

De plus, il doit remettre au salarié un certificat de travail ainsi qu'un solde de tout compte.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site du Ministère du Travail, du Plein emploi et de l’Insertion.

Comment expliquer le départ d'un collaborateur à l'équipe?

L'annonce du départ d'un collaborateur à l'équipe doit être faite avec tact et transparence. Il est conseillé de réunir l'équipe en personne pour expliquer la situation et répondre aux questions. Pour les équipes qui ne travaillent pas directement avec le collaborateur partant, une annonce par mail peut suffire.

Voici quelques conseils pour bien gérer l'annonce :

• Préparez ce que vous souhaitez dire à l'équipe.
• Annoncez le départ assez rapidement pour éviter les rumeurs.
• Soyez transparent sur les raisons du départ, tout en restant respectueux envers l'employé partant.
• Discutez des changements éventuels dans l'organisation du travail suite au départ

Comment améliorer le processus d'offboarding ?

Recueillir les rétroactions des employés partants

Recueillir les feedbacks des salariés qui quittent peut être une source précieuse d'informations pour améliorer le processus de départ. Pour cela, il est essentiel de créer un environnement ouvert et de confiance dans lequel l'employé se sent à l'aise pour partager son expérience.

Il peut être intéressant d'explorer des questions spécifiques telles que la perception de l'employé sur la communication interne, la transition des tâches ou l'accompagnement par le service RH.

Il est essentiel de traiter ces feedbacks de manière constructive et de les utiliser pour améliorer continuellement le processus d'offboarding.

Vous pouvez utiliser différentes méthodes pour recueillir ces rétroactions:

• Entrevue de départ : Ce face-à-face permet de discuter de l'expérience de l'employé au sein de l'entreprise et d'identifier les éventuels points d'amélioration.
• Questionnaires en ligne : Ces outils, souvent anonymes, peuvent aider les employés à s'exprimer plus librement.
• Feedback continu : Recueillir des feedbacks tout au long de la période d'offboarding peut permettre d'identifier les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent.

En conclusion, un processus de départ efficace est un aspect crucial de la gestion des talents, reflétant le respect d'une entreprise pour ses employés et renforçant sa marque employeur. .En mettant en œuvre les meilleures pratiques d'offboarding, les entreprises peuvent assurer une expérience de départ positive et professionnelle, bénéfique tant pour l'employé partant que pour l'organisation.

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