La pandémie a bousculé l'organisation des entreprises et a appelé à une mobilisation générale de tous les acteurs, de la direction aux managers RH, sans oublier les représentants du personnel.
De ce fait, les entreprises ont dû répondre rapidement à l'augmentation du travail à distance, mais également à la hausse des sollicitations des collaborateurs auprès des différents services RH, entre autres.
Certaines priorités ont pris davantage de place, comme le démontre le Baromètre des RH 2021, réalisé en partenariat entre ABV Group, Willis Towers Watson et RH&M.
Selon lui, les nouvelles priorités en matière de RH sont :
- La qualité du dialogue social
- L’évolution du SIRH
- La digitalisation des processus RH
- L’analyse des données RH
- L’analyse de la performance des données RH
Pourtant, la transformation digitale des Relations sociales est encore très peu avancée dans les entreprises françaises.
QUELS SONT LES FREINS À LA DIGITALISATION DU DIALOGUE SOCIAL ?
D'une manière générale, cinq freins expliquent, en partie, le retard pris par certaines entreprises dans leur mutation numérique :
- Le poids de l’organisation
- Le manque de visibilité sur les retours sur investissement
- La difficulté de centraliser et sécuriser les données
- Une législation en évolution constante
- Un marché peu développé
1. LE POIDS DE L'ORGANISATION
La question de la mutation digitale n'est pas seulement une question numérique ou une question d'outils technologiques, mais d'abord une question liée à l'entreprise, à ses valeurs, à sa vision ou encore à son ambition.
C’est pourquoi le poids de l'organisation, le déficit de compétences numériques, le manque d'investissement financier ou encore le manque d'implication des dirigeants font tous partie des freins à la digitalisation des Relations sociales.
De plus, qu’il soit question du suivi des crédits d'heures dédiés aux représentants du personnel ou encore de la méthode utilisée pour fiabiliser ses élections selon la taille de l'organisation, nous pouvons parfois identifier beaucoup de parties prenantes, des objectifs et des attentes différentes.
L'élaboration d'une stratégie de digitalisation nécessite donc en amont une parfaite connaissance de votre organisation, mais également de vos processus. Cela implique également une réorganisation interne et donc un effort de la part des différents intervenants.
2. LE MANQUE DE VISIBILITÉ SUR LES RETOURS SUR INVESTISSEMENT
Le second frein identifié est le manque de visibilité sur le retour sur investissement après la mutation digitale des Relations sociales d’une entreprise.
Les missions des acteurs concernés sont communes à tous les services et à tous les collaborateurs, mais moins visibles et souvent méconnues.
Lorsque l’on évoque les Relations sociales, on ne parle pas de productivité ou de rentabilité. Il est parfois plus difficile de comprendre la plus-value de l’optimisation de ses services, ce qui explique souvent le manque d'implication des dirigeants et leur réticence face à l'adoption du numérique et des changements qui peuvent en découler.
3. LA DIFFICULTÉ DE CENTRALISER ET SÉCURISER LES DONNÉES
Un autre frein majeur concerne la difficulté de centraliser et d’assurer la qualité des données. Sans données fiables et à jour, une analyse pertinente est impossible.
Là encore, les DRH et les acteurs des Relations sociales ont conscience de la tâche à accomplir.
93% d'entre eux estiment en effet primordial d'améliorer la qualité des données, en s'attaquant notamment aux doublons et aux données obsolètes.
Dans les Relations sociales comme dans tout autre domaine, la qualité des données est aussi une condition sine qua non à tout projet de transformation digitale.
Cette difficulté a pu être illustrée par l'obligation, par exemple, de disposer d'une base de données économique et sociale centralisant les données issues des différents services de l'entreprise, ou encore la mise à jour en temps réel du registre unique du personnel.
4. UNE LÉGISLATION EN ÉVOLUTION CONSTANTE
Le retard pris par certaines entreprises s'explique aussi par la difficulté de mettre en place et de suivre la législation française.
En perpétuelle évolution, il peut être difficile pour les entreprises de suivre et de s’adapter aux nouveautés de la législation française.
Les ordonnances Macron, qui ont été votées fin 2017 et qui, en synthèse, renforcent la négociation d'entreprise, fusionnent les RP, assouplissent les règles de licenciement ou encore simplifient la gestion des risques au travail, sont un très bon exemple des changements législatifs à prendre en compte.
On constate qu'en 2021, ces ordonnances ne sont toujours pas appliquées dans la grande majorité des entreprises françaises.
Toujours sur l’aspect législatif des Relations sociales, il est indispensable aujourd'hui pour l'entreprise de garantir l'intégrité de toutes ses données à caractère personnel et d'être en conformité avec la réglementation RGPD.
Une loi qui impacte fortement les Relations sociales, qui traitent souvent de sujets sensibles liés à la politique de l'entreprise, comme la gestion des grèves, par exemple.
La sécurité et le respect des législations sont donc devenus des critères incontournables dans la sélection des fournisseurs, mais également des solutions d'hébergement.
5. UN CHOIX LIMITÉ D'OUTILS DE DIGITALISATION DES RELATIONS SOCIALES
Aujourd'hui encore, les entreprises disposent d'un choix très limité de solutions leur permettant de répondre justement à ces différentes problématiques.
Pourtant, avoir une culture qui encourage l'expérimentation et la réactivité peut être déterminant pour l'évolution et l'efficacité de vos Relations sociales.
Les entreprises qui investissent dans la digitalisation sont susceptibles d'accélérer la remontée d'informations critiques, de maintenir le dialogue social et également de réallouer ses ressources pour financer de nouvelles initiatives et de nouveaux projets.
QUELS SONT LES AVANTAGES DE DIGITALISER LA GESTION DU DIALOGUE SOCIAL ?
Le premier objectif et gain tangible de la digitalisation des relations sociales est un dialogue social simplifié et renforcé par une communication plus efficace.
Consultez l'article « Cinq façons de renforcer le dialogue social avec la digitalisation » pour comprendre concrètement les bénéfices qui découlent de l'implantation d'une solution dédiée à la gestion des Relations Sociales.
Qu'avez-vous à gagner?
1. EFFICACITÉ ET AUTOMATISATION DE TÂCHES RÉPÉTITIVES
La première limite d'une gestion manuelle est le caractère chronophage des tâches administratives, comme la rédaction et l'envoi des convocations aux réunions, ou encore la gestion des contrats des représentants du personnel.
Un acte nécessaire, mais à faible valeur ajoutée, qui vous empêche de consacrer du temps à des projets jugés plus stratégiques pour l'entreprise.
2. MISE EN CONFORMITÉ PLUS FACILE
La gestion de volumes importants de données fait pourtant partie des enjeux premiers des Relations sociales.
La législation impose, par exemple, la mise à disposition de certaines données aux élus, à travers la Base de Données Économiques et Sociales (BDES) et le Registre Unique du Personnel (RUP), entre autres.
Les conséquences d’une non-conformité peuvent être coûteuses et avoir un impact négatif sur la qualité du climat social.
En digitalisant la gestion des Relations sociales, vous diminuez activement la charge administrative et gagnez ainsi du temps. Le risque d'erreur sera également diminué et vous gagnerez en productivité.
3. PARTAGE PLUS SIMPLE D'INFORMATIONS DE QUALITÉ
Vous pourrez aussi générer des rapports comportant des données mises à jour automatiquement et ce, en totale autonomie.
En mettant à disposition des documents conformes avec des processus clairs et définis sur une plateforme dédiée, la qualité de l'information partagée n'en sera que meilleure.
À RETENIR
La digitalisation s'impose de plus en plus aux entreprises pour s'adapter au changement, surtout en matière de travail à distance. La vie de l'entreprise et le bon déroulé du dialogue social doivent être maintenus, quelles que soient les contraintes présentes dans l'environnement de travail.
Digitaliser vos Relations sociales peut permettre d'automatiser certaines tâches chronophages, comme la gestion des demandes des salariés, la gestion de vos élections, la mise à jour de votre registre unique du personnel, ou encore la gestion et le suivi des activités du service.
Une solution SIRS vous permettra de mieux communiquer et plus rapidement avec les différentes parties prenantes de l'organisation. Vous faciliterez ainsi la collaboration entre les différents acteurs des processus et faciliterait le travail à distance.