Logiciel de notes de frais

Dématérialisez vos notes de frais, sécurisez vos dépenses et profitez de l'IA intégrée à SIGMA-RH pour simplifier et fiabiliser vos processus de remboursement, tout en gardant vos équipes concentrées sur l'essentiel.

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Pourquoi utiliser un logiciel de notes de frais ?

La flexibilité du travail croissante et la gestion manuelle des notes de frais rallongent les clôtures mensuelles, augmentent le risque d'omission d'une partie des dépenses réelles et ainsi accentuent les risques d’erreurs, d’abus et de non-conformité fiscale, surtout dans les structures multi-sites ou multi-pays.

SIGMA-RH centralise les dépenses, automatise les contrôles et met à jour les données en temps réel par entité, unité commerciale (BU) ou projet. L’IA générative privée lit vos justificatifs, applique vos règles de dépenses et signale les anomalies.

Résultat : moins de tâches répétitives pour les équipes RH et Finance, des remboursements accélérés pour les collaborateurs et une meilleure visibilité pour la direction sur les coûts engagés.

Les fonctionnalités clés du module

Dématérialisation complète des notes de frais depuis PC ou mobile
Scan intelligent des justificatifs
Extraction par l'IA des données clés et détection des incohérences
Catégorisation et analyses des dépenses et alertes automatiques sur les anomalies
Application automatiques de vos politiques de dépenses (plafonds, profils, pays)
Conformité à la réglementation
Workflow de validation multi-niveaux
Reporting en temps réel et vue consolidée par groupe (BU, sites, projets)
Gestion des avances
Génération de rapports
Intégration avec la comptabilité, paie, ERP, Core RH, etc.
Archivage électronique et suivi des remboursements
Calcul automatique des taxes

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Saisissez en toute simplicité

Le logiciel de notes de frais SIGMA-RH dématérialise les dépenses et facilite la vie des collaborateurs, où qu’ils soient. Pensé pour les ETI et les grandes entreprises (500+ salariés), multi-sites et multi-pays, il s’appuie sur sa propre IA privée pour limiter la saisie manuelle.

Les collaborateurs peuvent ainsi :

Saisir leurs frais facilement depuis leur smartphone ou ordinateur.
Photographier leurs justificatifs, automatiquement lus par l’IA (montant, TVA, devise, date)
Calculer automatiquement les frais kilométriques et utiliser la géolocalisation.
Calculer automatiquement les taxes et devises étrangères.
Suivre l'avancement de leurs remboursements.

Approuvez et remboursez rapidement

Le logiciel de notes de frais simplifie également la gestion des managers et des équipes finance, en accélérant les validations et en fiabilisant les données pour la paie et la comptabilité.

Il leur permet de :

Configurer des workflows de validation adaptés à chaque entité, pays ou profil
Approuver ou refuser les demandes depuis la version mobile ou desktop.
Définir des plafonds de remboursement par type de frais et profil de salariés, et contrôler automatiquement les dépenses (avec alertes en cas d’anomalie).
Fiabiliser la paie grâce à l’envoi automatique des informations vers votre logiciel de paie ou ERP
Faciliter l’audit et la transparence financière via l’archivage électronique, la traçabilité des validations et l’export comptable des frais.

Une expérience optimisée pour tous

Pour les collaborateurs : plus d’autonomie et de simplicité dans la gestion de leurs frais, via une application mobile et un processus de remboursement rapide et transparent.
Pour les équipes RH et Finance : moins de saisie manuelle et de contrôles répétitifs, des clôtures mensuelles accélérées et plus de temps pour les dossiers à forte valeur ajoutée.
Pour la direction & le COMEX : une vision consolidée des dépenses par entité, BU ou pays, une meilleure maîtrise des coûts et un ROI rapide grâce à des processus plus efficaces, soutenus par l’IA.

Ce que le logiciel de notes de frais change pour vous

Pour les équipes RH

Moins d’administratif, plus d’accompagnement : tout est saisi, contrôlé et archivé dans le SIRH.
Des données collaborateurs à jour. Les frais, avances et indemnités sont rattachés au bon dossier employé, pour une vision fiable du parcours de chaque collaborateur.
Des processus clarifiés pour tous. Une politique de frais unique, des règles visibles et des circuits de validation standardisés pour l’ensemble de l’organisation.

Pour le département des finances

Clôtures plus rapides et plus prévisibles
Moins de ressaisies, moins d’erreurs, moins d’Excel parallèles : les données sont prêtes pour la paie, la comptabilité et la TVA.
Maîtrise fine des coûts de déplacement
Suivi des dépenses par entité, BU, projet ou centre de coûts, avec détection des anomalies et dérives budgétaires.
Un ROI concret et mesurable
Réduction du temps de traitement, baisse des litiges et des risques de non-conformité, dans un seul outil intégré au SIRH.

Pour les managers

Validation simplifiée, n'importe où
Approbation des notes de frais en quelques clics, sur mobile ou desktop, en déplacement comme en télétravail.
Visibilité claire sur les dépenses d’équipe
Vue synthétique des frais par personne, période et projet pour piloter le budget au quotidien.
Moins de frictions avec les équipes
Des règles claires, des statuts visibles et moins d’allers-retours administratifs avec les collaborateurs et les RH.

Pour le COMEX

Une vision consolidée des dépenses du groupe
Vue globale par pays, entité ou marque pour piloter la politique de déplacements et d’avantages.
Un risque maîtrisé à l’échelle de l’organisation
Contrôles automatisés, piste d’audit complète et conformité renforcée sur l’ensemble des entités.
Un levier de performance et de transformation
Des processus plus efficaces, plus fiables et soutenus par l’IA, au service d’une organisation plus agile et plus humaine.

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Ce qu'il faut retenir du logiciel de gestion des notes de frais de SIGMA-RH

À quoi sert concrètement un logiciel de gestion des notes de frais intégré au SIRH ?

Le module Notes de frais de SIGMA-RH permet de saisir, faire valider et rembourser les frais professionnels dans un seul outil, relié à votre SIRH. Les données sont centralisées par collaborateur, entité et projet, ce qui simplifie la gestion administrative, la paie et la comptabilité.

En quoi ce module de notes de frais est-il adapté aux entreprises de 500 salariés et plus ?

Il est conçu pour les ETI et grands groupes multi-sites et multi-pays, avec des volumes importants de notes de frais. Vous pouvez définir des règles par entité, direction ou pays, gérer plusieurs devises et obtenir une vue consolidée des dépenses à l’échelle du groupe.

Comment le logiciel réduit-il le temps de traitement des notes de frais ?

Les collaborateurs saisissent leurs frais depuis leur smartphone ou ordinateur et l’IA lit automatiquement les justificatifs (montant, TVA, devise, date). Les contrôles sont automatisés et les validations suivent des processus configurables, ce qui réduit la saisie manuelle, les allers-retours et la durée des clôtures mensuelles.

Comment l’IA intégrée améliore-t-elle la gestion des notes de frais ?

L’IA de SIGMA-RH extrait les données des justificatifs, propose une catégorisation, applique vos règles de dépenses et signale les anomalies (doublons, montants atypiques, frais hors politique). Les équipes RH et Finance passent moins de temps à vérifier et peuvent se concentrer sur l’analyse, le pilotage des coûts et la conformité.

Le module aide-t-il à respecter les exigences fiscales en France ?

Oui. Le logiciel calcule automatiquement la TVA, conserve les justificatifs dématérialisés et trace les validations, ce qui facilite la préparation des déclarations et des contrôles fiscaux ou URSSAF. Vous disposez d’une piste d’audit complète pour justifier les charges déduites et les remboursements de frais professionnels.

Les justificatifs numériques sont-ils acceptés en cas de contrôle fiscal ou URSSAF ?

Oui, à condition de respecter les règles françaises d’archivage électronique à valeur probante (intégrité, lisibilité, traçabilité). Le module Notes de frais numérise et archive les justificatifs dans un environnement sécurisé, permettant de produire les pièces demandées en cas de contrôle, sans conserver systématiquement les originaux papier.

Comment le logiciel s’intègre-t-il aux systèmes financiers existants ?

SIGMA-RH se connecte à vos solutions de paie, de comptabilité, à vos ERP et à la Base RH. Les données de notes de frais sont automatiquement envoyées vers vos outils financiers, ce qui réduit les ressaisies, limite les erreurs et améliore la qualité de l’information pour la direction financière.

Peut-on suivre les notes de frais par projet, centre de coûts ou entité ?

Oui. Le module permet d’analyser les dépenses par collaborateur, équipe, centre de coûts, projet, direction ou entité. Vous disposez de tableaux de bord pour identifier les dérives, mieux maîtriser les budgets et ajuster votre politique de frais.

Quel est l’impact sur l’expérience des collaborateurs et des managers ?

Les collaborateurs bénéficient d’un processus simple et transparent : saisie mobile, justificatifs pris en photo, suivi du remboursement. Les managers valident en quelques clics et disposent d’une meilleure visibilité sur les dépenses de leurs équipes, ce qui réduit les frictions et le temps passé sur l’administratif.

Quel retour sur investissement une entreprise peut-elle attendre du module Notes de frais de SIGMA-RH?

En automatisant la saisie, les contrôles, les validations et les exports vers la paie et la comptabilité, l’entreprise réduit le temps de traitement des notes de frais, limite les erreurs et renforce la maîtrise de ses coûts. À l’échelle d’une organisation de 500 salariés et plus, ces gains se traduisent par des économies significatives, des clôtures plus rapides et une meilleure capacité à piloter les dépenses professionnelles.