Planification sous contraintes : Comment créer des horaires automatisés ?

Dotée d’une technologie de pointe et de capacités mathématiques approfondies, notre solution d’optimisation des horaires et de planification sous contraintes changera votre quotidien de manager. Fini les casse-têtes de création d’horaires !

Planification sous contraintes : Comment créer des horaires automatisés ?

Le logiciel de Planification intelligente collaborative (PIC) de SIGMA-RH fait gagner du temps et facilite vos tâches de gestion en limitant les erreurs et en optimisant la collaboration à l’intérieur de vos équipes. La bonne nouvelle ? Il est ultra simple à utiliser.  Voici comment créer des horaires automatisés en 5 étapes.

Étape 1 : Saisissez les informations de vos employés

Vous devez d’abord entrer les informations personnelles de vos collaborateurs dans une fiche employé - leur nom, numéro de téléphone, adresse, poste, date d’entrée en fonction, etc. Assurez-vous aussi de saisir des informations sur les compétences de l’employé. C’est ce qui vous permettra d’avoir le bon collaborateur au bon moment.

Étape 2 : Entrez les règles à suivre

Notre logiciel s’adapte aux conventions collectives et règles d’affaires de chaque organisation. Il suffit de de saisir toutes les informations.  Le logiciel s'occupe du reste.

En y inscrivant toutes les normes à respecter - convention collective, règlements internes -, le logiciel sera en mesure de créer des plannings qui respectent ces spécifications. Les informations et contraintes peuvent inclure :

  • le nombre maximal d'heures par jour,
  • le nombre de plages de travail par semaine,
  • les heures consécutives autorisées,
  • le nombre d'heures par semaine ou,
  • le temps de repos entre deux journées.

Ces informations peuvent s'appliquer à toute l'organisation, à un groupe de collaborateurs ou à un employé précis. Les possibilités sont infinies !

Étape 3 :  Partagez les droits d’accès

En tant que manager ou directeur des opérations, vous avez une importante charge de travail ?  Déléguez ! Donnez les accès nécessaires aux membres de votre équipe. Vos collaborateurs pourront remplir leurs formulaires de disponibilité ou soumettre leurs demandes d'absence, parmi d'autres choses. Ils seront reconnaissants de cette autonomie et leur sentiment d’engagement au travail et envers leurs collègues n’en sera qu’amélioré.

Étape 4 : Définissez vos besoins d’effectifs

Une fois les valeurs (employés, règles et accès) enregistrées au système, vous pouvez procéder à la création d’un horaire.

Sélectionnez une plage de travail et les besoins d’effectifs. Par exemple, déterminez le nombre d’employés requis aux différentes plages de travail de l’entreprise incluant les compétences requises. Vous pourrez également entrer ces besoins en les encapsulant dans des commandes ou des projets. C’est tout !

Croyez-le ou non, le système effectue le travail à votre place. Pendant ce temps, vous pouvez vous consacrez à des tâches à forte valeur ajoutée. Qui dit mieux ?

Étape 5 : Regardez la « magie » opérer !

Les horaires se génèrent automatiquement selon, entre autres :

  • les effectifs nécessaires;
  • les compétences requises;
  • les absents;
  • les règles et;
  • la convention.

Lorsqu’une modification est apportée, chaque employé reçoit une notification sur son portail et les rappels automatiques s’effectuent par mail. Ainsi, tous les membres de l’équipe peuvent facilement accéder à la dernière version de l’horaire sur l’appli, à partir de leur smartphone ou ordinateur.

Finalement, une fois l’entrée de données terminée (étape 1 et 2), vous n’aurez qu’à répéter les étapes 3 à 5 pour générer des horaires automatisés. En tout temps, vous pourrez modifier les informations de vos collaborateurs ou de votre convention collective.

Apprenez-en plus sur notre module de Planification intelligente collaborative (PIC)

SIGMA-RH propose une solution de planification à fois intelligente et participative permettant de répondre efficacement aux impératifs d'opérations et aux attentes des employés. Avec son automatisation avancée, elle intègre des algorithmes sophistiqués pour aligner les préférences des employés avec les objectifs de l'entreprise. Le tout, en parfaite adéquation avec les normes de travail.

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