Logiciel de gestion des comptes de dépenses

Dématérialisez et sécurisez votre gestion des comptes de dépenses et profitez de l'IA intégrée à SIGMA-RH pour simplifier et fiabiliser vos processus de remboursement, tout en gardant vos équipes concentrées sur l'essentiel.

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Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des comptes de dépenses ?

La flexibilité du travail croissante et la gestion manuelle des notes de frais rallongent les clôtures mensuelles, augmentent le risque d'omission d'une partie des dépenses réelles et ainsi accentuent les risques d’erreurs, d’abus et de non-conformité fiscale, surtout dans les structures multi-sites ou multi-pays.

SIGMA-RH centralise les dépenses, automatise les contrôles et met à jour les données en temps réel par entité, unité commerciale (BU) ou projet. L’IA générative privée lit vos justificatifs, applique vos règles de dépenses et signale les anomalies.

Résultat : moins de tâches répétitives pour les équipes RH et Finance, des remboursements accélérés pour les collaborateurs et une meilleure visibilité pour la direction sur les coûts engagés.

Les fonctionnalités clés du module

Dématérialisation complète des comptes de dépenses depuis PC ou mobile
Scan intelligent des justificatifs
Extraction par l'IA des données clés et détection des incohérences
Catégorisation et analyses des dépenses et alertes automatiques sur les anomalies
Application automatiques de vos politiques de dépenses (plafonds, profils, pays)
Conformité à la réglementation
Processus de validation multi-niveaux
Rapports en temps réel et vue consolidée par groupe (BU, sites, projets)
Gestion des avances
Génération de rapports
Intégration avec la comptabilité, paie, ERP, Base RH, etc.
Archivage électronique et suivi des remboursements
Calcul automatique des taxes

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Documentez les dépenses en toute simplicité

Le logiciel de gestion des comptes de dépenses SIGMA-RH dématérialise les dépenses et facilite la vie des employés, où qu’ils soient. Pensé pour les moyennes et grandes entreprises (500+ salariés), multi-sites et multi-pays, il s’appuie sur sa propre IA privée pour limiter la saisie manuelle.

Les employés peuvent ainsi :

Saisir leurs frais facilement depuis leur smartphone ou ordinateur.
Photographier leurs justificatifs, automatiquement lus par l’IA (montant, taxes, devise, date)
Calculer automatiquement les frais kilométriques et utiliser la géolocalisation.
Calculer automatiquement les taxes et devises étrangères.
Suivre l'avancement de leurs remboursements.

Approuvez et remboursez rapidement

Le logiciel de notes de frais simplifie également la gestion des gestionnaires et des équipes finance, en accélérant les validations et en fiabilisant les données pour la paie et la comptabilité.

Il leur permet de :

Configurer des processus de validation adaptés à chaque entité, pays ou profil
Approuver ou refuser les demandes depuis la version mobile ou desktop.
Définir des plafonds de remboursement par type de frais et profil de salariés, et contrôler automatiquement les dépenses (avec alertes en cas d’anomalie).
Fiabiliser la paie grâce à l’envoi automatique des informations vers votre logiciel de paie ou ERP
Faciliter l’audit et la transparence financière via l’archivage électronique, la traçabilité des validations et l’export comptable des frais.

Une expérience optimisée pour tous

Pour les collaborateurs : plus d’autonomie et de simplicité dans la gestion de leurs frais, via une application mobile et un processus de remboursement rapide et transparent.
Pour les équipes RH et Finance : moins de saisie manuelle et de contrôles répétitifs, des clôtures mensuelles accélérées et plus de temps pour les dossiers à forte valeur ajoutée.
Pour la direction & le COMEX : une vision consolidée des dépenses par entité, BU ou pays, une meilleure maîtrise des coûts et un ROI rapide grâce à des processus plus efficaces, soutenus par l’IA.

Ce que le logiciel de notes de frais change pour vous

Pour les équipes RH

Moins d’administratif, plus d’accompagnement : tout est saisi, contrôlé et archivé dans le SIRH.
Des données employés à jour. Les frais, avances et indemnités sont rattachés au bon dossier employé, pour une vision fiable du parcours de chaque employé.
Des processus clarifiés pour tous. Une politique de frais unique, des règles visibles et des circuits de validation standardisés pour l’ensemble de l’organisation.

Pour le département des finances

Clôtures plus rapides et plus prévisibles
Moins de ressaisies, moins d’erreurs, moins d’Excel parallèles : les données sont prêtes pour la paie, la comptabilité et taxes.
Maîtrise fine des coûts de déplacement
Suivi des dépenses par entité, BU, projet ou centre de coûts, avec détection des anomalies et dérives budgétaires.
Un ROI concret et mesurable
Réduction du temps de traitement, baisse des litiges et des risques de non-conformité, dans un seul outil intégré au SIRH.

Pour les gestionnaires

Validation simplifiée, n'importe où
Approbation des notes de frais en quelques clics, sur mobile ou desktop, en déplacement comme en télétravail.
Visibilité claire sur les dépenses d’équipe
Vue synthétique des frais par personne, période et projet pour piloter le budget au quotidien.
Moins de frictions avec les équipes
Des règles claires, des statuts visibles et moins d’allers-retours administratifs avec les collaborateurs et les RH.

Pour le comité de direction

Une vision consolidée des dépenses du groupe
Vue globale par pays, entité ou marque pour piloter la politique de déplacements et d’avantages.
Un risque maîtrisé à l’échelle de l’organisation
Contrôles automatisés, piste d’audit complète et conformité renforcée sur l’ensemble des entités.
Un levier de performance et de transformation
Des processus plus efficaces, plus fiables et soutenus par l’IA, au service d’une organisation plus agile et plus humaine.

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La gestion de vos demandes RH via votre base de données interne et de requêtes automatisées.

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Ce qu'il faut retenir du logiciel de gestion des comptes de dépenses de SIGMA-RH

À quoi sert concrètement un logiciel de gestion des comptes de dépenses intégré au SIRH ?

Un module comme celui Comptes de dépenses de SIGMA-RH permet de saisir, approuver et rembourser les dépenses des employés dans un même outil, connecté au SIRH. Les données sont centralisées par employé, entité et projet, ce qui simplifie la gestion administrative, la paie et la comptabilité.

En quoi le module Comptes de dépenses SIGMA-RH est-il adapté aux organisations de 500+ employés?

Il a été conçu pour les ETI et grandes entreprises multi-sites et multi-pays, avec des volumes importants de comptes de dépenses. Vous pouvez définir des règles par entité, unité d'affaire (BU) ou pays, gérer plusieurs devises et obtenir une vue consolidée des dépenses à l’échelle du groupe.

Comment le logiciel réduit-il le temps de traitement des comptes de dépenses?

Les employés saisissent leurs dépenses depuis leur cellulaire ou ordinateur et l'IA de SIGMA-RH lit les reçus. Les contrôles sont ensuite automatisés et les approbations suivent des processus configurables, ce qui réduit fortement la saisie manuelle, les allers-retours et le temps de clôture mensuelle.

Comment l’IA intégrée améliore-t-elle la gestion des dépenses?

L’IA de SIGMA-RH extrait les données des justificatifs, propose une catégorisation, applique vos politiques de dépenses et signale les anomalies (doublons, montants atypiques, frais hors politique). Les équipes RH et Finance passent moins de temps à vérifier et peuvent se concentrer sur l’analyse et le pilotage

Le module aide-t-il à respecter les exigences fiscales au Québec et au Canada?

Oui. Le logiciel calcule automatiquement les taxes, garde la trace des justificatifs et des validations et facilite la préparation des rapports pour la paie, la comptabilité et les déclarations fiscales. Vous disposez d’une piste d’audit complète en cas de vérification ou d’inspection.

Les reçus numériques sont-ils acceptés en cas d’audit ou de contrôle?

Le module Comptes de dépenses numérise et archive les justificatifs dans un environnement sécurisé. Les dépenses sont rattachées à chaque employé, à une date et à un processus d’approbation tracé, ce qui facilite la démonstration de conformité lors d’un audit interne ou externe.

Comment le logiciel s’intègre-t-il aux systèmes financiers existants?

SIGMA-RH se connecte à vos solutions de paie, de comptabilité, à vos ERP et à la Base RH. Les données de dépenses sont automatiquement envoyées vers vos outils financiers, ce qui réduit les ressaisies, limite les erreurs et améliore la qualité de l’information financière.

Peut-on suivre les dépenses par projet, centre de coûts ou entité?

Oui. Le module permet d’analyser les dépenses par employé, équipe, centre de coûts, projet, BU ou entité. Vous obtenez des tableaux de bord en temps réel pour identifier les dérives, mieux maîtriser les budgets et prendre des décisions basées sur des données fiables.

Quel est l’impact sur l’expérience des employés et des gestionnaires?

Les employés disposent d’un processus simple et transparent : saisie mobile, suivis des remboursements, règles claires. Les gestionnaires approuvent en quelques clics et ont une meilleure visibilité sur les dépenses de leurs équipes, ce qui réduit les frictions et le temps consacré aux tâches administratives.

Quel retour sur investissement une entreprise peut-elle attendre du module Comptes des dépenses de SIGMA-RH?

En automatisant la saisie, les contrôles, les validations et les exports financiers, les organisations réduisent le temps de traitement des comptes de dépenses, limitent les erreurs et améliorent la maîtrise de leurs budgets. À l’échelle d’une entreprise de 500+ employés, ces gains se traduisent par des économies de coûts, des clôtures plus rapides et une meilleure capacité à piloter les dépenses.