Combien coûte un logiciel SIRH?

Après avoir mené l’analyse de votre organisation interne, votre constat est sans appel : pour pouvoir optimiser vos processus RH, vous devez maintenant implanter ou changer de solution SIRH pour accompagner la stratégie d’entreprise.

Selon le 2020 HRIS Software Report de Software Path, les raisons principales qui amènent à implanter un logiciel de gestion RH sont nombreuses :

• Augmenter son efficacité (26,2%)
• Avoir un meilleur fonctionnement (21,7%)
• Supporter l’expansion de l’entreprise (16,4%)
• Consolider les systèmes éclatés (14%)

Vous connaissez ces solutions, vous en avez peut-être même utilisé, mais vous avez encore des interrogations.

Surtout, vous avez besoin d’établir votre budget : quel est leur coût?

Il n’existe pas réellement de réponse universelle quant au coût d’un logiciel SIRH, car on parle ici de systèmes d’information complexes et personnalisables, et non de solutions uniques clé en main.

De ce fait, plusieurs éléments font varier les coûts d’acquisition d’un SIRH :

1. Le nombre de salariés et d’utilisateurs
2. La structure organisationnelle
3. Le nombre de modules inclus
4. Le développement spécifique
5. Les services professionnels

LE NOMBRE DE SALARIÉS ET DONC D’UTILISATEURS

Une des premiers aspects à prendre en compte lors du choix d’un SIRH et du budget à prévoir pour son implantation, est le nombre de salariés présents dans votre entreprise. Logiquement, la taille de l’effectif de votre structure a un impact direct sur les coûts de la solution.

Par ailleurs, plus vos départements seront multiples, plus le nombre d’utilisateurs de la solution augmentera. Qui dit départements nombreux dit plus de dossiers d’employés à intégrer à la solution, plus de données sensibles à héberger et sécuriser, des arbres hiérarchiques plus complexes, une granularité des accès plus fine…

La structure de votre SIRH sera bien plus complexe si vos équipes comptent 3000 personnes, que si elles en comptaient 300! Ceci se concrétisera naturellement dans le coût de la solution.

À savoir : certains éditeurs de SIRH affichent d’ailleurs des prix « par utilisateur ». Il est ici plus souvent question de solutions dédiées aux petites entreprises.

LA STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

Au-delà du nombre d’employés, la solution devra également prendre en compte les spécificités de votre entreprise dans son ensemble.

A-t-elle plusieurs départements et/ou locaux? Sont-ils tous situés dans la même région? Voire, dans le même pays?

Plus votre société aura d’établissements et de locaux différents, plus votre structure interne sera complexe.

Certaines filiales ne fonctionnent pas toujours de la même manière que d’autres filiales voisines au sein d’une même société. Les processus peuvent varier selon ces entités. Certaines optent même pour des systèmes de paie distincts.

Évidemment, votre SIRH devra savoir prendre en compte cette organisation. D’où l’importance d’opter pour une solution paramétrable et personnalisable, qui saura recréer vos hiérarchies, processus et systèmes internes. Généralement, cette capacité à intégrer des structures complexes se traduit aussi au niveau des coûts de la solution.

LE NOMBRE DE MODULES INCLUS

Certains éditeurs SIRH proposent des solutions clé-en-main, comprenant des modules et des fonctionnalités standard et communes à tous les clients.

Si elles sont souvent moins coûteuses et plus intéressantes à première vue, elles sont toutefois généralement synonymes de limitations, surtout pour les grandes entreprises.

En effet, avec ces solutions, difficile, voire impossible, de sélectionner les modules à inclure dans votre solution. Vous payez pour le package offert par l’éditeur. Pas plus, pas moins.

De ce fait, votre solution comprendra peut-être des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin, mais qui vous seront tout de même facturées!

De plus, ces solutions n’étant pas (ou peu) paramétrables, elles ne sauront pas répondre à vos contraintes et vos spécificités internes. Ce sera à vous d’adapter vos processus en fonction de la plateforme.

Pour échapper à cela, tournez-vous vers des solutions personnalisables et paramétrables.

Vous ne paierez que pour ce dont vos équipes ont besoin et n’implanterez que les modules requis pour digitaliser des processus RH bien précis.

De plus, ces solutions sauront, elles, s’adapter à vos processus et aux habitudes de travail de vos équipes et départements.

Naturellement; plus vous implanterez de modules, plus votre SIRH sera complet et donc couteux. Toutefois, en optant pour une solution paramétrable prenant en compte vos processus, vous maitriserez plus facilement l’accompagnement au changement, et les bénéfices en terme de productivité et d’efficacité seront visibles bien plus rapidement.

À savoir toutefois, ces SIRH « à la carte » offrent toujours une base de modules requise pour le fonctionnement de la solution, comme par exemple, la gestion administrative RH

LE DÉVELOPPEMENT SPÉCIFIQUE

Si le SIRH qui vous intéresse n’est pas suffisamment paramétrable, l’éditeur pourrait vous proposer des développements spécifiques pour répondre à vos besoins.

En d’autres termes : si la solution ne réussit pas à recréer certains de vos processus, plus poussés ou uniques à votre organisation, les équipes de développement de l’éditeur devront créer de nouvelles fonctionnalités de zéro.

On parle ici d’ajouts de fonctionnalités sur-mesure qui feront fortement augmenter les coûts finaux, mais également le temps nécessaire au développement et à l’implantation de la solution.

Une fois de plus, assurez-vous de comprendre comment la solution s’adaptera à vos besoins et tournez-vous vers des solutions paramétrables qui sauront prendre en compte votre contexte spécifique.

En bref, recherchez les logiciels de gestion RH qui sont bâtis avec une très haute flexibilité de paramétrage.

LES SERVICES PROFESSIONNELS

Les services professionnels représentent une part importante de l’investissement total dans un SIRH. Ces services sont souvent calculés en jours et leur nombre variera selon la couverture fonctionnelle et la complexité du projet.

Par services professionnels, on entend les équipes de l’éditeur de logiciel qui resteront aux côtés de vos équipes pour le paramétrage de votre solution personnalisée, son implantation ou encore la formation des utilisateurs.

Le choix d’une solution ne peut donc pas se prendre qu’en termes de fonctionnalités du logiciel; un logiciel optimisé ne fait pas tout : il faut également prévoir un plan d’intégration avant la mise en service de la solution au sein des équipes qui couvrira la période du projet, son déploiement au sein de votre structure, et l’accompagnement post-projet.

C’est pourquoi, lors de vos recherches, vérifiez ce que les différents éditeurs offrent en termes de services professionnels :

• Quelle est la méthodologie projet utilisée pour l’implantation?
• Quel est le niveau d’accompagnement pour le paramétrage?
• Quelle est la disponibilité des équipes en cas de besoin ou question?
• Quels sont les différents niveaux de support offerts?

Les services professionnels ont en effet un rôle primordial à jouer dans l’adoption d’une solution SIRH. Ils ne sont pas à prendre à la légère.

Ceci est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit de l’implantation d’un logiciel stratégique et central qui impactera non seulement la gestion des processus RH de l’entreprise mais aussi le quotidien de tous les collaborateurs.

Cherchez des éditeurs qui offrent de l’accompagnement lors de l’implantation de la solution au sein de votre entreprise et un support efficace. Ils auront les clés nécessaires pour vous aider à faire adopter ce nouvel outil et à faciliter son utilisation.