SIRH et recrutement : le combo gagnant

Quel que soit le secteur ou l’industrie, le recrutement fait partie intégrante de la stratégie de croissance d’une entreprise. Pourtant, il est parfois difficile d'attirer des talents de qualité, qui sauront contribuer à la croissance de l’entreprise et à l’atteinte des objectifs.

C’est pourquoi, vous avez besoin d’optimiser les processus et outils pour attirer les talents, mener les campagnes de recrutement, l’onboarding et gérer le parcours des employés.

DES PROBLÉMATIQUES DE RECRUTEMENT COMPLEXES

Pandémie ou non, le manque de main d’œuvre est une réalité dans plusieurs types de métiers au Québec.

Au-delà de la crise sanitaire et/ou de l’économie de la province, les entreprises peuvent, elles aussi, avoir une responsabilité dans ces problématiques de recrutement.

On pense, entre autres, à :

• Des procédures trop complexes, ou trop longues qui peuvent faire fuir les candidats
• Une multiplication des canaux par lesquels postuler, et donc recruter
• Des besoins des équipes mal-compris, voire désalignés
• Une évolution des métiers et des compétences pas assez prise en compte

En effet, si la stratégie de recrutement est inadéquate ou incohérente, il est difficile (voire impossible) d’optimiser ou d’automatiser les processus d’embauche et d’évolution en interne des employés.

De mauvaises pratiques peuvent d'ailleurs coûter cher à une entreprise. Le manque de main d'œuvre peut impacter le fonctionnement de l'entreprise au quotidien et limiter ses performances.

C’est pourquoi l’entreprise doit, avant tout, avoir une stratégie claire et des objectifs précis quant aux recrutements à venir sur du court, moyen et long terme.

Sans quoi, les possibilités d’optimisation offertes par le SIRH n’auront pas, ou peu d’effets sur la performance de l’organisation.

1. UNE MARQUE EMPLOYEUR VALORISÉE POUR ATTIRER DE NOUVEAUX TALENTS

Une fois la stratégie mise en place, un système d'information centralisé apportera de nombreux gains dans vos processus de recrutement.

• À l'externe

Un SIRH vous aidera à véhiculer une image d'entreprise cohérente et attractive pour les candidats.

La marque employeur est un aspect encore trop délaissé par les organisations. Pourtant, comme le rappelle BANG MARKETING, les candidats y portent une attention particulière :

• 84% des candidats disent que la réputation d’un employeur influence leur décision
• 55% des gens abandonnent le processus de candidature s’ils voient des commentaires négatifs
• 2 fois plus de CV sont reçus pour un poste dans une entreprise ayant une marque employeur forte

Pour rendre votre marque employeur plus attractive, vous pouvez commencer par offrir une page Carrières sur votre site internet. Celle-ci pourrait, par exemple, regrouper toutes vos offres d'emploi, présenter votre philosophie, vos objectifs, vos locaux même.

Cette page est souvent considérée comme la porte d'entrée avec les candidats. Il faut donc la rendre attractive et engageante. Elle représente l'entreprise dans son ensemble et montrera aux candidats que vous êtes une organisation active et impliquée.

Même chose pour vos offres d'emploi : utilisez les couleurs de votre organisation, ajoutez photos et vidéos et surtout, soyez clair et cohérent. Un candidat doit comprendre ce qui est offert dans le poste, ce qui serait attendu de lui et même avoir une idée de votre culture d'entreprise.

De plus, les actions à prendre pour envoyer sa candidature doivent être simples et claires. Sans quoi, les candidats abandonneront le processus et ne postuleront pas à vos postes.

Un SIRH peut vous aider à créer un modèle d'offre d'emploi pertinent, réutilisable et personnalisable pour chaque nouveau poste. Vous pouvez même y ajouter des questionnaires ou des demandes particulières. Pratique si votre entreprise recrute régulièrement de nouveaux talents.

Par la suite, utilisez les fonctions d'ATS de votre SIRH pour la publier sur les sites de votre choix (votre page Carrières y compris). Être présent sur plusieurs plateformes augmentera la visibilité de votre entreprise et vous aidera à attirer un maximum de candidats de qualité dans votre bassin.

Vous pouvez également décider de ne publier vos offres que sur certaines plateformes de recrutement spécialisées, pour cibler des candidats spécifiques pour des postes précis.

• À l'interne

Souvent, les spécialistes en acquisition de talent d'une entreprise publient leurs offres d'emploi sur différentes plateformes et récupèrent manuellement les données des candidats ayant postulé sur chacune d'entre elles.

Cela peut poser plusieurs problèmes. En premier lieu, cela demande beaucoup de temps et une veille quasi constante de la part des recruteurs. Les gestionnaires doivent exporter les dossiers et les télécharger dans leur propre système interne. Une manipulation qui favorise les doublons, les oublis ou encore les pertes d'informations.

Les fonctionnalités d'ATS d'un SIRH vous permettent de publier à différents endroits à la fois. Elles permettent également de centraliser les dossiers des candidats.

Ainsi, tous les dossiers, candidatures et autres informations pertinentes se retrouvent sur une seule page, directement dans votre SIRH. Le traitement des données des candidats est simplifié et beaucoup moins chronophage.

Dès lors, il est facile de filtrer et de contacter les candidats dont les profils répondent aux exigences pour le poste, surtout si le volume de candidatures est important! Vous pouvez également créer et personnaliser des modèles de messages (convocation à une entrevue, refus de candidature…) pour tenir les candidats informés de l'avancée de leur candidature. Une communication claire, rapide et efficace est un autre aspect majeur de la marque employeur.

Avec le module de gestion des talents d'un SIRH, les gestionnaires et les différents spécialistes en acquisition de talents peuvent accéder aux différentes campagnes de recrutement. Ils peuvent ajouter leurs appréciations, des notes personnelles, accéder aux dossiers des candidats, entre autres. Les avancées des campagnes sont centralisées, la communication et le partage de connaissances favorisés en interne.

Il est bon de noter que toutes les candidatures reçues dans votre SIRH, qu'elles proviennent de candidatures spontanées ou de campagnes pour des postes précis, sont stockées dans une candidathèque accessible en tout temps. Il est facile pour les gestionnaires de retrouver d'anciens candidats et de les contacter directement via cet outil.

Cette fonctionnalité s'avère incontournable pour les entreprises en forte croissance ou qui ont des taux de roulement élevés, comme en restauration ou le tourisme par exemple, qui peuvent demander des campagnes de recrutement intenses selon les pics d'activité.

Elle permet également de garder une trace d'anciens candidats qui auraient pu postuler par le passé mais qui auraient été mis de côté par manque d'expérience, par exemple.

Enfin, un SIRH produit un reporting détaillé de vos campagnes de recrutement. Nombre de candidatures reçues, nombre d'entretiens passés, nombre de candidats refusés... les données extraites sont nombreuses et peuvent vous permettre de mieux anticiper vos campagnes futures.

2. EMBAUCHE ET INTÉGRATION (ONBOARDING) AVEC UN SIRH 

Les entrevues sont passées, le candidat idéal est sélectionné, il est temps maintenant de procéder à l'embauche et de l’intégrer aux équipes.

Un SIRH automatisera une grande partie de ce processus d'intégration, que ce soit en générant certains documents ou en regroupant les informations personnelles et professionnelles du nouvel employé (numéro d'employé, N.A.S, C.V, nouvelles missions, adresse, contact...).

De plus, un système centralisé assurera non seulement la tenue à jour de ce nouveau dossier, mais également la sécurité des données personnelles contenues dans celui-ci.

En effet, contrairement à une gestion avec des systèmes multiples et des fichiers Excel, par exemple, un SIRH protège les données des collaborateurs de l’entreprise. Il permet, entre autres, une granularité des accès aux données.

Ainsi, seules certaines personnes mandatées peuvent accéder et traiter les informations les plus sensibles ce qui évite les incidents et les fuites de données, volontaires ou non.

En fonction de la région dans laquelle se trouve l'entreprise, certaines législations peuvent demander de la documentation supplémentaire pour une nouvel employé. Un casse-tête pour les entreprises qui opèrent dans plusieurs pays.

Un SIRH peut prendre en compte les spécificités régionales de chaque entité. Il peut également permettre de remplir et transmettre automatiquement les documents demandés et ainsi assurer la conformité des branches et de l'organisation dans son ensemble.

Enfin, comme pour les modèles d'offre d'emploi personnalisables et réutilisables, vous pourriez créer des plan d'onboarding dans votre SIRH et suivre la progression des activités.

Celles-ci peuvent inclure des formations à l'arrivée de l'employé, rencontres avec des personnes spécifiques, documents à consulter ou à signer, demande de cartes d'affaires, ou encore de mise à disposition d'un annuaire ou d'un organigramme interne : les gestionnaires bâtissent des plans d'intégration personnalisés pour les nouveaux employés et réutilisent tout ou partie du contenu à chaque nouvelle arrivée dans l'entreprise.

3. GESTION DU CYCLE DE VIE DES EMPLOYÉS

De plus, le SIRH garde le dossier du nouvel employé à jour et évolue avec lui, tout au long de sa carrière au sein de l’entreprise.

Par exemple, si un.e spécialiste en marketing commence son nouveau poste avec trois ans d’expérience en gestion des réseaux sociaux derrière lui/elle, le système ajoutera une année supplémentaire à cette compétence après un an passé dans l’entreprise, une de plus l’année suivante, etc.

Tous les éléments qui constituent « l'histoire » de l'employé dans l'entreprise sont documentés et centralisés dans son dossier. Parmi ces informations, plusieurs sont essentielles pour les évaluations annuelles mais aussi pour de potentielles évolutions en interne.

Grâce à votre SIRH, vous pouvez identifier les employés qui disposent des compétences requises pour un poste et ainsi vous permettre d’offrir ce nouveau poste au sein de vos équipes en premier lieu, avant de l’ouvrir à l’externe.

Offrir des opportunités d’évolution à vos collaborateurs favorisera leur engagement et leur sentiment d’appartenance à votre organisation.

Le SIRH vous offrira un tableau complet sur leurs compétences déjà acquises et leurs évolutions et facilitera leurs évolutions de carrière.