Selon la taille de votre entreprise, le nombre de décideurs clés, les objectifs à atteindre avec le SIRH et son périmètre fonctionnel, le processus décisionnel pourrait prendre de quelques semaines à plusieurs mois. Si vous avez besoin d’aller en appel d’offres, le tout peut même prendre de 12 à 18 mois.
Afin de vous guider, voici, selon nous, les étapes clés à suivre dans le cadre de votre processus décisionnel.
Étape 1 : définissez et documentez vos besoins
Voici la clé d’une décision éclairée. Si vous ne connaissez pas vos besoins, le choix d’un SIRH risque d’être difficile. Quelle est votre situation?
- Besoin de consolider plusieurs systèmes existants en un seul SIRH
- Implantation initiale d’un logiciel de gestion RH
- Remplacement d’un logiciel qui ne répond plus aux besoins
Quel que soit votre contexte, il est très important de créer un cahier des charges détaillé, tout en faisant attention au superflu. Une liste trop détaillée risque de complexifier votre processus, alors qu’un cahier des charges pour seulement quelques modules peut empêcher la réflexion plus globale sur vos besoins.
Dans votre réflexion, il faut prendre en compte vos besoins actuels avec une marge d’évolution pour le futur qui permettra au SIRH de supporter la croissance de votre entreprise.
Étape 2 : effectuez une veille du marché
Faites vos propres recherches auprès de votre réseau et également en ligne pour développer votre compréhension de l’offre disponible sur le marché.
Étant donné que l’offre en logiciels SIRH est très diversifiée, identifiez les éditeurs qui offrent les solutions adaptées à la taille et la complexité de la structure de votre entreprise.
Étape 3 : établissez un budget réaliste
Déterminer une enveloppe budgétaire pour l’implantation d’un SIRH n’est pas simple. Les estimations budgétaires sont souvent trop conservatrices, par conséquent, optez pour une fourchette large.
Dans tous les cas, il est primordial de considérer l’implantation d’un SIRH comme un investissement et non une dépense.
En 2020, 74% des entreprises avaient prévu d’augmenter leurs investissements en technologies RH, selon PWC.
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Étape 4 : allez chercher l’appui de la direction
Impliquez la direction dans le projet, notamment pour la validation et l’alignement avec les objectifs de croissance de l’entreprise. Ainsi, vous pourrez avancer plus rapidement dans votre processus, grâce à ce soutien essentiel.
Étape 5 : démontrez le retour sur investissement envisagé
Pour mener votre projet d’implantation SIRH et en démontrer le succès et la rentabilité, travaillez à -documenter les gains potentiels. Typiquement, les gains se font sur le temps de traitement des processus, le taux de conformité aux exigences réglementaires ou encore, les indicateurs RH comme le taux de roulement ou d’absentéisme.
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Étape 6 : prenez contact avec les fournisseurs
À ce stade, vous aurez déjà mené des recherches préliminaires sur les différents éditeurs de SIRH et vous en aurez identifié quelques-uns en particulier. C’est donc le moment de les contacter pour en apprendre davantage sur leurs produits respectifs pour resserrer votre sélection. Demandez-leur une présentation rapide ou bien un appel téléphonique pour recueillir plus d’informations.
Étape 7 : établissez vos critères de sélection
Les informations recueillies ont certainement dû resserrer l’éventail de possibilités de SIRH répondant à vos besoins. Avant d’analyser les options, assurez-vous de définir les critères essentiels et secondaires pour la sélection. Vous pouvez pondérer ces critères selon leur niveau de criticité.
Naturellement, vos critères seront de plusieurs types :
- Fonctionnalités du logiciel
- Services, support et maintenance du logiciel
- Méthodologie d’implantation
- Temps de déploiement
- Expertise globale de l’éditeur
- Prix
Faites reposer votre sélection sur une grille vous permettant d’avoir des critères objectifs. Logiquement, ces critères vont se retrouver dans un cahier des charges que vous soumettrez aux éditeurs.
Étape 8 : demandez des présentations détaillées
Demandez une présentation détaillée aux éditeurs que vous avez présélectionnés selon votre cahier des charges. Assurez-vous d’accorder suffisamment de temps pour cette rencontre. Généralement, il faut compter entre 1h30 et 2 heures pour couvrir 5 étapes clés :
- Présentation de la société, des références, de la vision d’entreprise
- Échange sur la compréhension du besoin
- Démonstration adaptée
- Explication sur la méthodologie projet, les échéanciers
- Validation des technologies
Cette rencontre est aussi le moment de poser vos questions :
- Comment se fait l’analyse des processus RH?
- Quelle est la méthodologie de gestion de projet?
- Quel est le niveau d’implication nécessaire pour mes ressources?
- Pendant combien de temps mes employés devront-ils s’impliquer pour le déploiement?
- Comment se passe la formation des utilisateurs?
Étape 9 : analysez les offres
Identifiez le ou les finalistes et demandez une proposition contractuelle. Assurez-vous de bien comprendre les différents éléments de chaque offre et au besoin, demandez des précisions.
Les implantations SIRH sont des projets complexes, cependant, les propositions contractuelles peuvent être simples et bien encadrées.
Étape 10 : à vous de jouer, prenez une décision et passez à un autre niveau!
Vous avez toutes les cartes en main. Validez votre décision sur votre partenaire SIRH et passez à la phase de projet.
Ce texte est tiré de notre livre blanc Comment choisir un SIRH – Étapes clés pour réussir votre projet. Téléchargez-le dès maintenant.