Cinq façons de renforcer le dialogue social avec la digitalisation

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Un dialogue social serein présente des avantages indéniables pour les entreprises : diminution des tensions internes, amélioration de l’engagement des employés, augmentation de la performance globale de l’organisation, etc. Ce sont des objectifs que toutes les sociétés cherchent à atteindre.

Pourtant, combien d’entre elles ont digitalisé leurs relations sociales ?

De plus en plus de solutions technologiques font leur apparition sur le marché pour faciliter le travail des Responsables des Relations Sociales et renforcer la communication organisationnelle. La digitalisation permet d’automatiser les tâches administratives chronophages et libère ainsi du temps aux acteurs des relations sociales dans l’entreprise. Ils peuvent alors se concentrer sur les missions à forte valeur ajoutée : le développement d’un climat serein favorisant la confiance et l’amélioration des interactions entre les collaborateurs.

Vous êtes curieux d’en savoir plus ?

Voici cinq façons de renforcer le dialogue social au sein de votre entreprise grâce à la digitalisation.


1. Outiller les membres du CSE pour une gestion plus efficace

Le périmètre du Comité Social et Économique est très large, puisqu’il couvre des domaines aussi variés que les orientations stratégiques de l’entreprise, sa situation économique et financière, sa politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

Les délégués du CSE jonglent alors avec une multitude de dossiers administratifs, et certaines informations risquent de se perdre ou d’être altérées entre deux emails ou d’une réunion à l’autre.

Adopter un système d’information pour centraliser toutes ces données garantit le suivi automatique et le traçage des échanges de façon sécurisée. Par exemple, des convocations à des événements et l’envoi de rapports se programment d’un seul clic.

L’utilisation de ce type de solution digitale constitue un moyen efficace de gagner en rapidité et en efficacité pour optimiser l’utilisation des heures de délégation. Cela permet également des prises de décisions plus rapides et une mise en application plus fluide.


2. Améliorer la communication avec les managers

Une autre façon de renforcer le dialogue social consiste à maintenir une bonne communication entre les membres du CSE et leurs managers. Trop souvent, ces derniers n’ont pas connaissance des activités des représentants du personnel, ce qui occasionne des problèmes de gestion des plannings et des activités de l’équipe.

La solution SIRS (Système d’Information Relations Sociales) de SIGMA-RH se veut l’outil tout indiqué pour résoudre cette problématique. Avec cette solution numérique, les managers disposent, en un coup d’œil, d’une vue globale des réunions, des formations et des heures de délégation restantes des délégués du personnel. Ils peuvent ainsi mieux adapter leur planning et les charges de travail en fonction des disponibilités des salariés; une méthode efficace pour éviter les conflits et améliorer la communication interne.


3. Faciliter le suivi des activités du CSE

La solution SIRS n’est pas simplement un outil de travail pour les membres du CSE : les dirigeants peuvent également l’utiliser pour suivre les actions des représentants du personnel et en simplifier l’administration. L’outil de SIGMA-RH effectue, entre autres, la gestion des bons de délégation et des crédits d’heures, l’automatisation des convocations et le reporting nécessaire au service financier.

Sans oublier l’organisation des élections du CSE, qui se révèle souvent très complexe.

Une solution technologique facilite la planification de chaque étape, et ce, en toute conformité réglementaire. Elle contribue à centraliser les activités des entreprises pour les rendre plus autonomes dans leur gestion des relations sociales.


4. Assurer un accès continu et sécurisé aux données

Vous souhaitez consulter vos compteurs, gérer vos bons de délégation, visualiser vos indicateurs ? Avec la solution SIRS de SIGMA-RH, les collaborateurs désignés par l’organisation bénéficieront, dans la limite de leurs habilitations, d’un accès depuis leur mobile.

Le logiciel permet de créer différents profils, comme RH, Manager ou Représentant du personnel, en fonction du processus défini par l’entreprise. Chaque profil ou individu bénéficie d’un accès sécurisé qui détermine l’étendue de ses actions d’écriture, de lecture ou de délégation.

Une plateforme intuitive avec un accès mobile s’avère une façon simple de renforcer le dialogue social.


5. Automatiser la BDES

Pour terminer, il serait difficile de parler de dialogue social sans mentionner la BDES (base de données économiques et sociales). Par manque de temps ou par omission, la longue et fastidieuse mise à jour de la BDES est souvent négligée. Cela peut non seulement empêcher l’entreprise de mener à bien ses projets, si les élus choisissent de freiner des prises de décisions pour cette raison, mais aussi entrainer des actions juridiques. Saviez-vous que l’absence de BDES ou une BDES incomplète constitue un délit d’entrave sanctionné par une amende de plusieurs milliers d’euros ?

Limitez les risques et les tensions en optant pour une BDES automatisée. Elle réalisera la mise à jour automatique des indicateurs, en plus de faciliter la visualisation des données grâce à des rapports personnalisables.

Par ailleurs, pourquoi ne pas profiter de l’existence de cette base de données en transformant cette contrainte légale en un levier d’amélioration pour vos relations sociales ? Votre espace gestion de la BDES est une plateforme de dialogue collaborative qui vous permet de tracer les échanges, d’historiser les actions et de partager de l’information.

En conclusion, la digitalisation s’inscrit comme la réponse pour favoriser votre dialogue social, mais aussi pour améliorer l’efficacité de votre entreprise.

La crise sanitaire actuelle nous prouve la nécessité de la transformation numérique. La digitalisation des relations sociales permet de maintenir des liens solides entre les collaborateurs, de faciliter le travail à distance et de gagner en efficacité dans la gestion des tâches quotidiennes.

Les performances des entreprises sont étroitement liées à la qualité des relations sociales : les sociétés qui sauront innover en se dotant d’outils adéquats en sortiront gagnantes à long terme.

Serez-vous de la partie ?

Simplifiez le reporting de vos données sociales avec la digitalisation

Reporting & données sociales

La gestion et la compilation des données sociales s’avèrent bien souvent sources de frustration pour les responsables des relations sociales, et avec raison. Le calcul d’indicateurs, la production de rapports et la mise à jour de données en temps réel sont des activités non seulement complexes, mais aussi chronophages.

Si vous cherchez un moyen d’optimiser votre temps et d’être plus efficient dans ces tâches fastidieuses, la digitalisation est LA solution. Les possibilités de formalisation offertes par les SI sont particulièrement intéressantes pour matérialiser les dispositifs de contrôle (suivi des actions, tableaux de bord, indicateurs de reporting, etc.).

La digitalisation s’avère encore plus importante dans les organisations étendues qui doivent consolider une grande masse d’informations issue de plusieurs entités. Pour répondre à ces enjeux, SIGMA-RH a développé l’offre SIRS (Système d’Information Relations Sociales), une solution logicielle de gestion des relations sociales unique sur le marché.

Concrètement, comment la digitalisation va-t-elle faciliter vos actions quotidiennes ?

Voici un aperçu des moyens de simplifier le reporting de vos données sociales grâce à un outil numérique.


Centralisation des différentes sources de données

L’adoption de la solution SIRS permet aux entreprises de centraliser leurs datas, que ce soit pour la base de données économiques et sociale (BDES), le registre unique du personnel (RUP) ou le bilan social. Plus besoin de chercher dans une multitude de dossiers et de consulter divers services pour les obtenir, car ces datas sont inscrites dans une solution unique.

Cela facilite non seulement la production de rapports, comme la déclaration annuelle des données sociales, mais aussi la complétion des données pour le calcul de différents indicateurs.

L’interaction de datas provenant de différents services des ressources humaines, auparavant gérés en silo, aide à mieux comprendre certaines situations (comme le taux de roulement, par exemple) et la difficulté d’élaborer une gestion du capital humain. La centralisation des données permet aux acteurs RS et RH de ne plus être seulement administrateurs, mais de collaborer, d’anticiper et de contribuer à la stratégie globale de l’organisation.

 

Automatisation de la collecte de données

La solution SIRS facilite la collecte de données de deux façons différentes. D’abord, la digitalisation amène une décentralisation de la saisie, c’est-à-dire que les données peuvent être entrées par de multiples intervenants et services, et ce, en temps réel.

Dans la solution SIRS, il est également possible de déléguer la responsabilité de la complétion des informations via l’envoi automatisé de notifications aux collaborateurs assignés à la saisie de données. En facilitant le travail des responsables des relations sociales, ils n’ont plus besoin de solliciter les autres services pour obtenir les données nécessaires.

 

Projection des données et des indicateurs

Le SIRS offre la possibilité de partager et de projeter les données et les indicateurs de la banque de données économiques et sociales. C’est une excellente façon de fournir des rapports plus exhaustifs et détaillés à l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise, d’outiller les Managers dans la prise de décisions stratégiques et d’être en conformité avec la législation.

 

Automatisation du calcul des indicateurs

Au-delà de la collecte de datas, le logiciel SIRS permet aussi d’automatiser complètement le calcul de milliers d’indicateurs en créant et en liant des statistiques dans la solution.

Plus besoin d’extraire les données et d’effectuer les calculs manuellement, l’indicateur s’ajuste en temps réel.

 

Création simplifiée de rapports et de graphiques

La solution SIRS de SIGMA-RH propose à ses utilisateurs plusieurs modèles standards de rapports et de bilans, personnalisables selon les besoins de l’organisation.

Il en est de même pour la production des graphiques, automatiquement mis à jour au rythme des changements apportés aux données. Les utilisateurs peuvent également manipuler et personnaliser leurs graphiques facilement grâce à une interface intuitive.

 

Envoi automatisé de rapports et de graphiques

En plus de faciliter la production de graphiques et de rapports, la digitalisation des données permet leur envoi automatique. Selon le modèle choisi, les données et les graphiques se mettent à jour et sont ensuite envoyés aux parties prenantes, à la fréquence désirée. Les entreprises peuvent mieux informer leurs collaborateurs, investisseurs et partenaires sociaux de leurs activités et ainsi améliorer le dialogue social.

 

Accès unique et sécurisé selon les rôles

La sécurité est toujours la priorité lorsqu’il est question des données sociales. Au contraire de l’échange de documents par email, le logiciel SIRS propose des accès uniques et sécurisés pour chaque profil.

La solution de SIGMA-RH propose différents profils utilisateurs attachés aux rôles des employés dans l’entreprise. Par exemple, les représentants du personnel accèdent aux indicateurs pour les visualiser, mais sans pouvoir les modifier. Le chargé de relations sociales, quant à lui, peut modifier l’information avec un profil administrateur. Il existe également un profil conçu pour les instances gouvernementales afin qu’elles soient en mesure de visualiser les reportings sociaux obligatoires directement dans le logiciel.

La solution SIRS de SIGMA-RH est hébergée en France et la confidentialité des données est en accord avec le RGPD.

Pour automatiser vos relations sociales, optez pour un outil global comme le logiciel SIRS de SIGMA-RH qui simplifiera l’ensemble de vos activités avec ses six modules flexibles sur mesure : BDES, IRP, RUP, RSE, Grèves et Élections. Le gain de temps et d’efficacité dans le reporting de vos données n’en sera que plus grand. Si vous combinez la solution SIRS avec la suite SIRH de SIGMA-RH, vous multiplierez ces gains de façon encore plus impressionnante.